एक कठिन टीम के साथ प्रभावी ढंग से संवाद कैसे करें

कार्यस्थल में, मजबूत संचार कौशल आपकी दैनिक बातचीत, समग्र प्रदर्शन और सफलता की ओर प्रक्षेपवक्र में सुधार कर सकते हैं।

प्रभावी संचार उन परिस्थितियों में सफलता का एक महत्वपूर्ण उपकरण हो सकता है जहां टीमें एक सामान्य लक्ष्य की खोज में संरेखित करने के लिए संघर्ष करती हैं।

इस लेख में, हम प्रभावी संचार के गुणों की जांच करते हैं, साथ ही साथ एक कठिन टीम गतिशील को नेविगेट करते समय प्रभावी संचार का उपयोग कैसे करें।

प्रभावी संचार क्या है?

प्रभावी संचार संदेशों को स्पष्ट और आकर्षक तरीके से प्रसारित करने की क्षमता है। अपने संदेश को प्रसारित करने में सफल होने के लिए, आप विभिन्न प्रकार की मौखिक और अशाब्दिक संचार तकनीकों को नियोजित कर सकते हैं।

मौखिक संवाद

जब आप मौखिक संचार का प्रभावी ढंग से उपयोग करते हैं, तो आप जानकारी साझा करने के लिए स्पष्ट और सटीक भाषा का उपयोग करते हैं। व्यक्तिगत रूप से मौखिक संचार टीम के सदस्यों को विचारों को रिले करने के लिए उपयोगी है, जो प्रदर्शन को बेहतर बनाने में मदद कर सकता है।

आपकी टीम के साथ प्रभावी ढंग से संवाद करने के लिए आप जिन मौखिक कौशलों का उपयोग कर सकते हैं उनमें शामिल हैं:

सुनिश्चित करें कि आपका संदेश स्पष्ट है। यदि संभव हो, तो अपने संदेश पर विचार करें और एक समय में एक विषय पर ध्यान केंद्रित करते हुए, समय से पहले इसकी योजना बनाएं।

पहले नए विचारों का सरलता से वर्णन करने का प्रयास करें, फिर यदि आवश्यक हो तो अधिक जानकारी जोड़ें।

ऐसी भाषा का प्रयोग करें जो आपके दर्शकों से मेल खाती हो। अपने वांछित संदेश को व्यक्त करने के लिए आप किन शब्दों और स्वरों का उपयोग करना चाहते हैं, इस पर विचार करें।

जब आप अपने विभाग प्रबंधक से बात करते हैं तो आप अपने सहकर्मियों से बात करते समय अलग-अलग शब्दों का उपयोग कर सकते हैं।

मित्रवत स्वर का प्रयोग करें। आपकी आवाज़ का लहजा आपके महसूस करने के तरीके या किसी विचार में आपकी रुचि को प्रदर्शित कर सकता है। जब आप किसी समूह के साथ काम कर रहे हों, तो खुले संचार को बनाए रखने के लिए एक दोस्ताना स्वर का उपयोग करें।

अपनी आवाज प्रोजेक्ट करें। सुनिश्चित करें कि आप अपनी आवाज़ को उचित स्तर पर प्रस्तुत करें। इस बात पर विचार करें कि क्या आपको लोगों के एक बड़े समूह तक पहुँचने की आवश्यकता है या एक व्यक्ति जो पास में खड़ा है।

अनकहा संचार

जब आप अशाब्दिक संचार संकेतों का प्रभावी ढंग से उपयोग करते हैं, तो आप जानबूझकर शरीर की भाषा, हावभाव और चेहरे के भावों पर प्रतिक्रिया करने और उनका उपयोगअनकहा संचार करने के बारे में सोचते हैं।

श्रोता के रूप में, आप वक्ता की भावनाओं और इरादों को समझने के लिए इन तत्वों का अवलोकन कर सकते हैं। वक्ता के रूप में, आप अपने इच्छित संदेश को व्यक्त करने में मदद करने के लिए अपनी शारीरिक भाषा और अभिव्यक्ति से अवगत हो सकते हैं।

सक्रिय श्रवण का प्रयोग करें। स्पीकर पर फोकस रखें। यदि आप सक्रिय रूप से सुन रहे हैं, तो आप न केवल ध्यान दे रहे हैं बल्कि स्पीकर से संवाद भी कर रहे हैं जिसे आप अतिरिक्त अशाब्दिक तकनीकों के माध्यम से समझते हैं।

उचित नेत्र संपर्क बनाए रखें। अपनी आँखों को स्वाभाविक रूप से स्पीकर की आँखों पर या स्पीकर की दिशा में केंद्रित रखें।

यह दिखाने के लिए सिर हिलाएँ कि आप केंद्रित हैं और समझते हैं। स्पीकर में आपकी सक्रिय भागीदारी को प्रदर्शित करने के लिए यह बॉडी लैंग्वेज तत्व एक शक्तिशाली तरीका हो सकता है।

स्पीकर की मुद्रा या अभिव्यक्ति को मिरर करें। आप अपनी अभिव्यक्ति या मुद्रा को स्पीकर के साथ मिला सकते हैं यह दिखाने के लिए कि आप उनके इरादों से सहमत हैं और एक संबंध बना लिया है।

दोस्ताना इशारों और मुद्रा का प्रयोग करें। आप लोगों को दिखा सकते हैं कि आप उनके साथ मैत्रीपूर्ण बातचीत के लिए खुले हैं, अपने हाथों को ऊपर की ओर करके और आपका शरीर उनकी ओर मुड़ा हुआ है।

जब आपके बोलने की बारी आती है, तो आप अपने श्रोताओं की ओर थोड़ा झुक सकते हैं।

कठिन टीमों के साथ संचार में सुधार कैसे करें

कठिन टीमों को लग सकता है कि जिस तरह से वे संचार के दृष्टिकोण को बदलते हैं, वह समूह की गतिशीलता में सुधार कर सकता है।

उदाहरण के लिए, यदि आपकी टीम दूरस्थ रूप से कार्य करती है, तो आप ऐसी तकनीक का उपयोग करने का सुझाव दे सकते हैं जो अंतःक्रिया को मानवीय बनाती है।

ईमेल, इंस्टेंट मैसेज और टेक्स्ट पर टोन को समझना मुश्किल हो सकता है, इसलिए कॉन्फ़्रेंस कॉल या वीडियो चैट मीटिंग आयोजित करने पर विचार करें। यदि आपकी टीम व्यक्तिगत रूप से मिलती है, तो आप पा सकते हैं कि सक्रिय रूप से सुनने और खुली शारीरिक भाषा का उपयोग करने से संचार में अधिक आसानी हो सकती है।

बैठक के साधनों की परवाह किए बिना संचार को बेहतर बनाने में मदद करने वाली अतिरिक्त रणनीतियों में शामिल हैं:

चर्चा और प्रतिक्रिया आमंत्रित करें

प्रतिक्रिया के लिए खुला होने पर, टीमें सुधार करने के लिए मिलकर काम कर सकती हैं। टीम के सदस्यों के साथ जाँच करने के लिए, व्यक्तिगत रूप से या वस्तुतः नियमित बैठकें आयोजित करने पर विचार करें।

इन बैठकों में, लोगों को रचनात्मक प्रतिक्रिया और संभावित समाधान प्रदान करने के लिए प्रोत्साहित करें। जब अक्सर प्रदान किया जाता है, तो प्रतिक्रिया कम व्यक्तिगत लगती है और इसे एकीकृत करना आसान हो सकता है।

संदेश को सरल बनाएं

यदि आप पाते हैं कि आपकी टीम के साथ संवाद करना एक चुनौती है, तो यह आपके संदेश को सरल बनाने में मदद कर सकता है। कुछ भी निकालें जो मुख्य बिंदुओं के लिए आवश्यक नहीं है। सुनिश्चित करें कि आप अपने अंतिम लक्ष्य, अपने तर्क और अपनी योजना को स्पष्ट करते हैं।

जटिल संदेशों को समझाने में सहायता के लिए दृश्यों का उपयोग करें

लोग विभिन्न तरीकों से सूचनाओं को संसाधित करते हैं। भले ही आपने अपने संदेश को सरल बना दिया हो, आपकी टीम जानकारी को बेहतर ढंग से समझ सकती है।

कुछ स्थितियां जो दृश्यों से लाभान्वित हो सकती हैं उनमें नई प्रक्रिया चित्रण, उत्पादकता लक्ष्यों को दिखाने के लिए ग्राफ़, प्रेरणा बोर्ड या विस्तृत व्यवसाय मॉडल चार्ट शामिल हैं।

अपने समय की योजना बनाएं

इष्टतम समय के दौरान महत्वपूर्ण संदेश देने की योजना बनाएं। उदाहरण के लिए, आप किसी कार्यदिवस की शुरुआत में किसी प्रोजेक्ट के लिए नई जानकारी प्रदान कर सकते हैं।

आप उस समय प्रतिक्रिया देना चाह सकते हैं जब आप जिस व्यक्ति या टीम को संबोधित कर रहे हैं, वह ध्यान केंद्रित कर सकता है, जैसे दोपहर के भोजन के बाद।

आमने-सामने संचार समय बढ़ाएँ

कुछ कार्यस्थल ज्यादातर कार्यालय में संचार के लिए संदेश और ईमेल पर निर्भर करते हैं। जबकि त्वरित संदेश भेजते समय यह आभासी विधि फायदेमंद होती है, आप आमने-सामने लंबी बातचीत को संभालकर संचार में सुधार कर सकते हैं।

जब लोगों को व्यक्तिगत रूप से बातचीत करने का मौका मिलता है, तो वे संबंध स्थापित कर सकते हैं और एक-दूसरे को अधिक स्पष्ट रूप से समझ सकते हैं।

अपनी बॉडी लैंग्वेज के साथ जानबूझकर रहें

बॉडी लैंग्वेज एक शक्तिशाली अशाब्दिक संचार उपकरण है जो आपके द्वारा वितरित समग्र संदेश में योगदान देता है। आँख से संपर्क करना और अच्छी मुद्रा बनाए रखना यह दिखा सकता है कि आप ध्यान से सुन रहे हैं। यदि आप जानकारी प्रस्तुत कर रहे हैं, तो आप सीधे खड़े होकर, थोड़ा चौड़ा रुख रखते हुए और मध्यम मात्रा में अभिव्यंजक इशारों का उपयोग करके आत्मविश्वास प्रदर्शित कर सकते हैं।

यदि आप एक समूह सेटिंग में सहयोग कर रहे हैं, तो मुस्कुराते हुए, दोस्ताना इशारों और मिररिंग का उपयोग करके आप अपने समूह में अपने इरादों और जुड़ाव को संप्रेषित करने में मदद कर सकते हैं।

शांत करने वाली तकनीकों का प्रयोग करें

उच्च-ऊर्जा समूहों के मामलों में या जहां लोगों के पास एक परियोजना के लिए मजबूत भावनात्मक संबंध हैं, खुले संचार को बनाए रखने के लिए शांत तकनीकों को नियोजित करने पर विचार करें।

यह सुझाव देना बुद्धिमानी हो सकती है कि आपकी टीम बातचीत से दूर हो जाती है, एक समाधान पर ध्यान केंद्रित करती है और प्रासंगिक मुद्दे पर टिकी रहती है। आप उद्देश्यों और अंतिम लक्ष्य को ध्यान में रख सकते हैं, और यह पहचान सकते हैं कि असहमति सोचने के नए तरीकों को जन्म दे सकती है।

संबंध बनाने के तरीकों की तलाश करें

साझा अनुभवों के माध्यम से अन्य सहकर्मियों से संबंधित होने के लिए समय निकालें। जिन लोगों के साथ आप काम करते हैं उनके साथ आपके समान चीजों की तलाश करने से उनके साथ आपके संबंध स्थापित करने में मदद मिल सकती है।

मैत्रीपूर्ण सामाजिक संचार नौकरी की संतुष्टि और प्रदर्शन में भी सुधार कर सकता है।

खुले संचार के लिए सर्वोत्तम अभ्यास स्थापित करने के लिए अपनी टीमों के भीतर प्रभावी संचार कौशल को संबोधित करने पर विचार करें।

आप विचारों को साझा करने और सफलता के लिए अपनी टीम के अवसर को बेहतर बनाने के लिए एक दोस्ताना और सहयोगी माहौल बनाए रख सकते हैं।

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